Aviso de Privacidad de Oficina Viva
Versión 1.0 · Última actualización: 8 de octubre de 2026
1. Quién es el responsable
[RAZÓN SOCIAL O NOMBRE DE QUIEN OPERA OFICINA VIVA] (en adelante, Oficina Viva), con domicilio en [DOMICILIO COMPLETO], es responsable del tratamiento de tus datos personales conforme a este aviso. Para cualquier asunto de privacidad escribe a [CORREO DE PRIVACIDAD].
2. Dos papeles distintos
• Como responsable: de los datos de tu cuenta (para entrar y usar el servicio) y de la medición del uso de la App.
• Como encargada: de los datos que tu empresa captura en la App sobre su equipo y su operación (tareas, entregas, mensajes, gastos, etc.). Los trata por cuenta y bajo las instrucciones de tu empresa, que es la responsable ante su personal y debe darle su propio aviso de privacidad.
3. Qué datos tratamos
| Tipo | Ejemplos |
|---|---|
| Cuenta y contacto | Nombre, correo electrónico, contraseña (la guarda de forma protegida el proveedor de autenticación), puesto, nivel, área, fecha de ingreso a la empresa. |
| Trabajo dentro de tu empresa | Tareas y fechas, entregas y archivos adjuntos, reuniones, mensajes de chat, avance mensual, boletos y premios, abonos (reconocimientos), vacaciones o ausencias (solo fechas), personaje y casita. |
| Finanzas del negocio | Gastos e ingresos de proyectos, facturas en PDF y XML (con datos fiscales como RFC, folio fiscal, razón social y montos de proveedores y clientes). |
| Datos técnicos y de uso | Sesión iniciada, almacenamiento necesario en tu navegador, y por día qué secciones de la App abriste (sin el contenido de nada). |
No te pedimos datos personales sensibles (salud, origen étnico, religión, creencias, datos biométricos, etc.). Te pedimos no escribir motivos de salud en las vacaciones, el chat ni los archivos. Si por la naturaleza de un archivo se incluyera algún dato sensible, lo tratamos con las mismas medidas de seguridad.
4. Para qué los usamos
Finalidades necesarias (sin ellas no podemos darte el servicio):
• Crear y administrar tu cuenta y tu acceso.
• Operar el servicio: repartir, entregar y aprobar trabajo; chat y reuniones; finanzas por proyecto; reconocimientos y premios.
• Mandarte correos del servicio: invitaciones, restablecer contraseña y avisos de entregas.
• Seguridad, prevención de fraude y cumplimiento de obligaciones legales.
• Atender tus solicitudes y dudas.
Finalidades que puedes rechazar (no afectan tu servicio): mediciones agregadas del uso de la App para mejorarla, y mandarte novedades del producto. Para negarte escribe a [CORREO DE PRIVACIDAD].
5. Con quién los compartimos
No vendemos tus datos. Usamos proveedores que los procesan por nuestra cuenta, con obligación de protegerlos:
• Base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos: Supabase.
• Envío de correos del servicio: Resend.
• Alojamiento de la aplicación: [PROVEEDOR DE ALOJAMIENTO].
• Si tu empresa activa funciones de inteligencia artificial, solo se enviará el contenido necesario para esa función y se avisará antes. [CONFIRMAR PROVEEDOR Y CONDICIONES ANTES DE ACTIVARLAS].
Algunos de estos proveedores pueden almacenar datos fuera de México (por ejemplo, en Estados Unidos). También compartimos los datos de trabajo con tu empresa, que es quien los controla, y con autoridades cuando la ley lo exija.
6. Cómo los protegemos
Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables, entre ellas:
• Cada persona ve solo lo que le corresponde por su puesto (por ejemplo, el detalle de una tarea solo lo ven quien la hace, quien la pide, quien la aprueba y los jefes de ese equipo; las finanzas solo las ve quien tiene ese permiso). Estas reglas las exige la propia base de datos, no solo la pantalla.
• Los archivos son privados: se abren dentro de la App, después de iniciar sesión, y por los correos no viajan archivos.
• La comunicación viaja cifrada y las contraseñas no son visibles para nadie del equipo.
• Los cambios importantes quedan registrados (quién aprobó, quién pidió, cuándo).
7. Cuánto tiempo los conservamos
Mientras tu cuenta o la de tu empresa estén activas. Si se cancela, hay [90] días para pedir una copia de la información y después se elimina, salvo lo que la ley obligue a conservar (por ejemplo, información fiscal y contable).
8. Tus derechos
Puedes acceder a tus datos, rectificarlos, cancelarlos u oponerte a su tratamiento (derechos ARCO), y revocar tu consentimiento, en cualquier momento y sin costo. Escribe a [CORREO DE PRIVACIDAD] con: tu nombre, un medio para responderte, una copia de una identificación (o de tu poder, si actúas por otra persona) y la descripción clara de lo que pides. Responderemos dentro de los plazos que marca la ley.
Si la información es de trabajo (tareas, entregas, mensajes), la solicitud puede canalizarse a tu empresa, que es la responsable ante ti.
9. Autoridad
Si consideras que se vulneró algún derecho, puedes acudir a la autoridad en materia de protección de datos personales en posesión de particulares (hoy, la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, que asumió las funciones del extinto INAI).
10. Menores de edad
Oficina Viva es una herramienta de trabajo y no está dirigida a menores de 18 años.
11. Cambios a este aviso
Si este aviso cambia, publicaremos la nueva versión y su fecha en la App y te avisaremos por correo cuando el cambio sea importante.